برنامج الصادر والوارد في السعودية لإدارة المراسلات والمعاملات

برنامج الصادر والوارد نظام لإدارة المراسلات الرسمية التي تستقبلها الجهة (الوارد) وتلك التي تصدرها (الصادر) إضافة إلى المخاطبات الداخلية. يساعد على تسجيل كل معاملة، تصنيفها، إحالتها، متابعة ردودها، وحفظ مرفقاتها ضمن مسار موثق حتى الإغلاق والأرشفة.

نعم، يمكن تسجيل المعاملة الواردة ببياناتها الأساسية مثل الجهة المرسلة والتاريخ والموضوع، إرفاق مستنداتها، تصنيفها حسب النوع والسرية والأولوية، ثم إحالتها للإدارة أو الموظف المختص مع تتبّع المسؤول الحالي.

نعم، يمكن إنشاء المعاملة الصادرة برقم صادر وجهة مستقبلة وموضوع ومرفقات، اعتمادها حسب الصلاحيات، توليد باركود لها، ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني أو طباعتها، مع حفظ نسخة من الإرسال داخل سجل المعاملة.

نعم، يدعم تبادل المذكرات والتعاميم بين الإدارات داخل الجهة عبر مسار موثق قابل للإحالة والتعليق والمتابعة، مع ضبط الصلاحيات حسب هيكل الجهة وسياساتها.

الصادر والوارد يركّز على دورة حياة المعاملة من التسجيل حتى الإغلاق، بينما تركّز الأرشفة الإلكترونية على حفظ الوثائق وفهرستها واسترجاعها. وهما مرتبطان، إذ يمكن ربط مرفقات المعاملة بالأرشيف للرجوع إليها لاحقاً.

نعم، يناسب الجهات التي تحتاج إلى تنظيم الصادر والوارد، توثيق الإحالات، إدارة المرفقات، وضبط الصلاحيات وسجل التدقيق. ويمكن تهيئة المسارات والصناديق والصلاحيات حسب هيكل الجهة وسياساتها.

نعم، يمكن البحث داخل المرفقات الممسوحة عند تفعيل التعرّف الضوئي العربي OCR، حسب جودة الوثيقة وإعدادات المشروع، إضافة إلى البحث في بيانات المعاملات وحقولها.

يمكن ربط دوك سويت ون مع الأنظمة المؤسسية عبر واجهات تكامل API حسب متطلبات المشروع وسياسات الجهة، مثل أنظمة ERP وCRM وHCM والبريد الإلكتروني وأنظمة الهوية والدخول الموحد عند الحاجة.

البريد والتخزين السحابي يساعدان على تبادل الرسائل أو حفظ الملفات، بينما يدير دوك سويت ون دورة المعاملة نفسها: التسجيل، التصنيف، الإحالة، المتابعة، المرفقات، الإغلاق، الأرشفة، وسجل التدقيق.

نعم، يمكن ضبط من يطّلع ويحيل ويرد ويغلق ويؤرشف حسب الأدوار والصلاحيات المعتمدة داخل الجهة، مع دعم درجات السرية والأولوية حسب إعدادات المشروع.

نعم، تساعد التقارير ولوحات المتابعة على معرفة حجم المعاملات وحالتها وأزمنة المعالجة، والإدارات أو الصناديق التي تحتاج إلى متابعة بسبب التأخّر أو الضغط.

نعم، يمكن توليد باركود أو QR Code لكل معاملة صادرة، ثم طباعته كملصق على الخطاب أو الظرف أو ملف المرفقات، أو إضافته إلكترونياً على ملف PDF قبل الإرسال.

يمكن أن يحتوي الملصق على اسم الجهة أو شعارها، نوع المعاملة، رقم الصادر، تاريخ الإصدار، الجهة المستقبلة، موضوع مختصر، درجة السرية أو الأولوية، الإدارة المصدرة، عدد المرفقات أو الصفحات، وباركود أو QR Code يربط المستند بسجله داخل النظام حسب الصلاحيات.

نعم، يمكن إضافة الباركود أو QR Code إلكترونياً على ملف الخطاب أو المرفق بصيغة PDF قبل إرساله بالبريد الإلكتروني، بحيث يستلم الطرف الآخر نسخة رسمية تحمل رقم المعاملة ورمز التتبّع.

نعم، يمكن إرسال المعاملة الصادرة بعد اعتمادها مع إرفاق الخطاب والمستندات التابعة له ضمن رسالة منظمة، مع حفظ نسخة من الإرسال داخل سجل المعاملة للرجوع إليها.

نعم، يمكن إعداد كشف تسليم لمجموعة من المعاملات الصادرة يتضمن رقم الكشف، التاريخ، الجهة المستلمة، المستلم أو المندوب، بيانات كل معاملة، عدد المرفقات، حالة التسليم، مكان توقيع المستلم، واسم الموظف المسؤول.

نعم، يوفّر دوك سويت محرر خطابات داخلي وقوالب معتمدة بهوية الجهة لإنشاء المراسلات الرسمية، مع حقول تلقائية مثل رقم المعاملة والتاريخ والجهة المستقبلة والموضوع، لتوحيد شكل الصادر وتقليل الأخطاء.

نعم، يمكن تمرير الخطاب على مسار اعتماد وتوقيع إلكتروني يبدأ من المُعدّ ثم المراجع ثم صاحب الصلاحية، مع توثيق اسم الموقّع وتاريخ ووقت الاعتماد ومرحلة الموافقة داخل سجل المعاملة، حسب الصلاحيات.

عند التفعيل وحسب إعدادات المشروع وسياسات الجهة، يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة الخطابات باستخدام OCR عربي، اقتراح رقم الخطاب والتاريخ والجهة والموضوع، تصنيف الوثائق، تلخيص المرفقات، واقتراح جهة الإحالة أو مسار الاعتماد.

نعم، يمكن ربط المعاملات ذات العلاقة ببعضها، مثل ربط خطاب وارد برد صادر، أو ربط تعميم بقرار إداري، أو جمع أكثر من مراسلة ضمن موضوع واحد لتتبّع السياق الكامل.