دوك سويت للأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق القابلة للبحث والتدقيق

التخزين السحابي يركز على حفظ الملفات ومشاركتها في مجلدات، أما الأرشفة الإلكترونية في دوك سويت فتضيف التصنيف والفهرسة والصلاحيات الدقيقة وسجل التدقيق والتنبيهات وربط الوثيقة بمعاملة أو طلب موافقة، بحيث لا تبقى الوثيقة مجرد ملف محفوظ.

نعم، يمكن البحث في البيانات الوصفية والحقول المفهرسة دائمًا. وعند تفعيل OCR العربي يمكن البحث داخل محتوى الوثائق الممسوحة وملفات PDF بحسب جودة الملف وإعدادات المشروع.

نعم، عند التفعيل وحسب بيئة الجهة يدعم التعرّف الضوئي على النصوص العربية داخل الوثائق الممسوحة لجعل المحتوى قابلًا للبحث والفهرسة. تبقى المراجعة البشرية مهمة للوثائق الحساسة أو منخفضة الجودة.

نعم، يمكن ربط الوثيقة بمعاملة واردة أو صادرة أو طلب موافقة داخل المنصة، بحيث تظهر في سياق دورة العمل لا كملف منفصل في مجلد عام.

نعم، يمكن تحديد من يطّلع ويعدّل ويحمّل ويطبع ويشارك كل وثيقة حسب الدور والإدارة وسياسات الجهة، مع درجات سرية عند الحاجة.

نعم، يوثّق سجل الأحداث إجراءات الاطلاع والتعديل والتحميل والمشاركة بطابع زمني، مما يدعم المساءلة والجاهزية للمراجعة عند تفعيل السجل ضمن المشروع.

نعم، يمكن أرشفة العقود وملفات الموظفين والفواتير والتقارير والتراخيص وأنواع أخرى من الوثائق حسب تصنيف الجهة، مع فهرسة وصلاحيات وتنبيهات انتهاء قابلة للتهيئة.

نعم، يُنصح بتجربة الفهرسة والبحث وOCR على عينة من وثائق الجهة قبل التوسع، لتقييم جودة التصنيف والاسترجاع في بيئتكم الفعلية دون التزام شراء مباشر.