دوك سويت ون لإدارة المراسلات والأرشفة الإلكترونية والموافقات

دوك سويت ون منصة حوكمة رقمية موحّدة لإدارة المعاملات والوثائق والموافقات، تجمع المراسلات الصادر والوارد، الأرشفة الإلكترونية، وطلبات سير العمل في مسار واحد موثق من الاستلام حتى الإغلاق.

دوك سويت فلو للموافقات وحدة طلبات سير العمل والاعتمادات داخل دوك سويت ون. يحوّل الطلبات الداخلية إلى نماذج إلكترونية ومسارات موافقة بمدد ومسؤوليات واضحة، مع سجل تدقيق لكل خطوة حسب إعدادات الجهة.

نعم، عندما تحتاج الجهة إلى ضبط المراسلات الرسمية، أرشفة الوثائق، تسريع الموافقات، وسجل تدقيق قابل للمراجعة. يمكن البدء بوحدة واحدة والتوسّع ضمن المنصة نفسها حسب أولويات الجهة ومتطلباتها التقنية.

الصادر والوارد يدير دورة المراسلات الرسمية وإحالتها، والأرشفة الإلكترونية تحفظ الوثائق وتفهرسها وتربطها بالسياق، وطلبات سير العمل تحوّل الموافقات الداخلية إلى نماذج ومسارات اعتماد. تعمل الثلاثة كمنظومة واحدة داخل المنصة.

Excel قد يكفي لمتابعة بسيطة، لكنه لا يثبت الإحالات الرسمية ولا يربط المرفقات بمعاملة موحّدة ولا يوفّر صلاحيات وسجل تدقيق مؤسسي. دوك سويت ون يدير دورة المعاملة والوثيقة والموافقة كاملة لا جدول متابعة فقط.

نعم. يمكن البدء بدوك سويت لإدارة المراسلات أو الأرشفة الإلكترونية أو دوك سويت فلو للموافقات، ثم ربط الوحدات تدريجياً داخل المنصة نفسها دون تبديل نظام جديد لكل مرحلة.

عند التفعيل وحسب بيئة الجهة، يحوّل الخطابات والوثائق الممسوحة إلى نص قابل للبحث، ويدعم استخراج بيانات الخطاب وتصنيف الوثائق، مع مراجعة بشرية للوثائق الحساسة وفق سياسة الجهة.

ليست بديلاً للتخزين والتعاون، بل تكمّلها؛ إذ تدير دوك سويت ون دورة المعاملة والوثيقة والموافقة مع الإحالات والصلاحيات وسجل التدقيق، ويمكن أن تتكامل مع أدوات التخزين القائمة.

نعم، عند تفعيل القدرة يمكن تحويل الوثائق والخطابات إلى نص قابل للبحث، مع استخراج البيانات وتصنيف الوثائق وتلخيص المرفقات حسب إعدادات الجهة.

عند التفعيل يمكن للمنصة قراءة الخطابات عبر التعرّف الضوئي العربي، واستخراج الرقم والتاريخ والجهة والموضوع، واقتراح التصنيف وجهة الإحالة أو مسار الاعتماد، مع بقاء المراجعة البشرية للوثائق الحساسة.

نعم، يمكن تجربة التعرّف الضوئي والتصنيف على عينة من وثائق الجهة قبل اتخاذ القرار، ضمن العرض التوضيحي.

نعم، يدعم النظام صلاحيات حسب الدور والإدارة، وسجل تدقيق يوثّق كل إجراء، مع ضبط الوصول للمرفقات الحساسة وتتبع التحميل والطباعة والمشاركة.

يدعم النظام سيناريوهات تكامل مختلفة مثل IAM وSSO وواجهات API والبريد والأنظمة المؤسسية، وفق العرض الفني ومتطلبات أمن المعلومات لدى الجهة.

نعم، تتوفر خيارات نشر مرنة (سحابي، محلي، هجين) حسب حساسية البيانات ومتطلبات الجهة، وتُحدّد ضمن العرض الفني.

يعتمد السعر على عدد المستخدمين وحجم الوثائق وعدد المسارات والتكاملات والاستضافة والدعم والتدريب، ولا توجد أسعار ثابتة؛ يُحدَّد العرض حسب احتياج الجهة.