الأرشفة الإلكترونية للوثائق والمعاملات

الأرشفة الإلكترونية في دوك سويت ون هي حفظ الوثائق والمعاملات في خزائن منظمة ومفهرسة وقابلة للبحث والاسترجاع، مع ربطها بسياق المعاملة أو الطلب أو الموافقة، وضبط الصلاحيات وتسجيل الأحداث، فهي أرشفة مرتبطة بسياق العمل لا حفظ ملفات منفصل.

التخزين السحابي يحفظ الملفات ويزامنها فقط. الأرشفة الإلكترونية تضيف الخزائن والفهرسة والتصنيف والبحث داخل المحتوى عند تفعيل OCR والصلاحيات والتنبيهات وتتبّع الأصول الورقية وسجل الأحداث و��بط الوثيقة بالمعاملة، فهي تنظّم الأرشيف لا تخزّنه فقط.

عند تفعيل التعرّف الضوئي على الحروف العربية OCR يمكن تحويل الوثائق الممسوحة إلى نص قابل للبحث ودعم البحث داخل ملفات PDF والصور، مع ملاحظة أن دقة النتائج تعتمد على جودة المسح ونوع الوثيقة وإعدادات المشروع.

نعم، يمكن رقمنة الوثائق الورقية عبر المسح الضوئي وإضافتها إلى الأرشيف ضمن خزينتها وتصنيفها وفهرستها، ثم تفعيل OCR عند الحاجة لجعل محتواها قابلاً للبحث حسب إعدادات المشروع.

نعم، يمكن تنظيم الأرشيف في خزائن وتصنيف الوثائق حسب النوع والإدارة والمشروع والجهة، مع بيانات وصفية موحدة تسهّل الفرز والبحث والاسترجاع لاحقاً.

نعم، يمكن تسجيل موقع النسخة الورقية وربطها بنظيرتها الرقمية عبر باركود أو معرّف، ومعرفة من استعارها ومتى، بما يقلل فقدان الأصول الورقية المهمة.

نعم، يمكن ضبط صلاحيات الاطلاع والاسترجاع والمشاركة حسب الدور والإدارة، مع صلاحيات مستقلة لكل خزينة، وإمكانية سحب الوصول عند الحاجة، وتوثيق كل عملية في سجل الأحداث.

نعم، تحتفظ كل وثيقة مؤرشفة بسجل أحداث يوضح من أضافها ومن اطّلع أو استرجع أو حمّل أو عدّل بياناتها أو صلاحياتها، بما يدعم المراجعة والمساءلة حسب الصلاحيات.

نعم، تُحفظ الوثيقة المؤرشفة مرتبطة بالمعاملة أو الطلب أو الجهة أو المشروع الذي تخصه، بحيث يبقى للأرشيف سياق واضح ويمكن الوصول للوثيقة من المعاملة المرتبطة حسب الصلاحيات.

نعم، يمكن إعداد تنبيهات قبل انتهاء العقود والتراخيص والتصاريح والشهادات والوثائق المؤقتة، حسب نوع الوثيقة وإعدادات الجهة، لتقليل مخاطر التأخر عن التجديد.