إدارة الوثائق الإلكترونية داخل سياق عملك

إدارة الوثائق الإلكترونية هي تنظيم الوثيقة النشطة أثناء دورة حياتها داخل سياق العمل: من الإنشاء أو الاستقبال، مروراً بالفهرسة والتصنيف والربط بالمعاملات وضبط الصلاحيات والإصدارات، وصولاً إلى البحث والأر��فة، مع سجل أحداث يوثّق كل إجراء.

إدارة الوثائق تركز على تنظيم الوثيقة النشطة ودورة حياتها واستخدامها اليومي وربطها بالمعاملات. أما الأرشفة الإلكترونية فتركز على حفظ الوثائق المؤسسية واسترجاعها وتتبّع الأصول بعد اكتمال دورة العمل. الاثنتان متكاملتان داخل دوك سويت ون.

التخزين السحابي يحفظ الملفات ويزامنها فقط. إدارة الوثائق في دوك سويت ون تضيف الفهرسة والتصنيف والربط بالمعاملات والصلاحيات والإصدارات والبحث وسجل الأحداث، فهي تنظّم الوثيقة ضمن سياق العمل لا مجرد تخزينها.

نعم، يمكن ربط الوثيقة بمعاملة أو مراسلة أو طلب أو ملف موضوعي، بحيث تبقى الوثيقة ضمن سياقها بدل أن تكون ملفاً منفصلاً، مع إمكانية الوصول إليها من المعاملة المرتبطة حسب الصلاحيات.

نعم، يمكن ضبط من يطّلع ومن يعدّل ومن يشارك حسب الدور والإدارة، مع مشاركة داخلية أو خارجية وفق سياسة الجهة، وإمكانية سحب الوصول عند الحاجة، وتوثيق كل عملية وصول أو مشاركة.

نعم، تحتفظ كل وثيقة بسجل أحداث يوضح من أضافها ومن اطّلع أو حمّل أو عدّل أو أضاف نسخة، وكل عملية مشاركة أو تغيير صلاحية، بما يدعم المراجعة والمساءلة حسب الصلاحيات.

يمكن البحث بالبيانات الوصفية والوسوم والتصنيفات، وعند تفعيل التعرّف الضوئي على الحروف العربية OCR يمكن دعم البحث داخل محتوى ملفات PDF والصور الممسوحة حسب جودة الملف وإعدادات المشروع.

نعم، يمكن تنظيم وثائق العقود والموارد البشرية ومستندات المشاريع والسياسات والمرفقات القانونية ووثائق المشتريات، مع تصنيف وربط بالمعاملات وصلاحيات وصول وسجل أحداث لكل نوع حسب احتياج الجهة.

نعم، عند اكتمال دورة عمل الوثيقة يمكن أرشفتها ضمن الأرشفة الإلكترونية للحفظ والاسترجاع طويل الأمد، مع بقاء سجل أحداثها وربطها بالمعاملات قائماً للرجوع إليه عند الحاجة.

عند تفعيل الذكاء الاصطناعي يمكن اقتراح تصنيف الوثيقة واستخراج بيانات أولية منها وتلخيص الوثائق الطويلة، مع بقاء المراجعة البشرية مهمة في الوثائق الحساسة وحسب إعدادات المشروع وسياسات الجهة.