طلبات سير العمل والنماذج الإلكترونية ومسارات الاعتماد

طلبات سير العمل في دوك سويت ون هي تحويل الطلبات الداخلية إلى نماذج إلكترونية تمر بمسار واضح من المراحل والمسؤوليات، بحيث يُعرف من أنشأ الطلب ونوعه ومراحله ومسؤوله الحالي وأين توقف وما مرفقاته وسجل قراره، بدل تشتت الطلبات بين البريد والورق والرسائل.

طلبات سير العمل تغطي الطلب ككل: النموذج والحقول والمرفقات والمراحل والإسناد والتقارير. أما الموافقة فهي خطوة ضمن الطلب يتخذ فيها المعتمد قراره. بعبارة أخرى، الموافقات جزء من رحلة الطلب وليست كامل القدرة.

نعم، يمكن تصميم نماذج مختلفة لكل نوع طلب وإدارة، بحقول إلزامية واختيارية ومرفقات محددة، بحيث يناسب كل نموذج طبيعة الطلب وسياسة الإدارة، حسب إعدادات الجهة أو العرض الفني.

نعم، يمكن تصميم مسار متعدد المراحل لكل نوع طلب، مع تفريع المسار حسب القيمة أو الإدارة أو الصلاحية، وتحديد المراجع والمعتمد في كل مرحلة، بما يناسب سياسات الجهة.

نعم، يمكن للمعتمد إعادة الطلب لصاحبه لطلب تعديل أو استكمال نقص بدل الرفض المباشر، مع تسجيل سبب طلب التعديل في سجل الطلب ليبقى القرار واضحاً وموثقاً.

نعم، يمكن اشتراط مرفقات محددة قبل إرسال الطلب لتفادي الطلبات الناقصة، وتبقى المرفقات مرتبطة بالطلب وسجله ومتاحة للمعتمد في سياق قراره حسب الصلاحيات.

نعم، توفر لوحات المتابعة والتقارير إبرازاً للطلبات المتأخرة والمتوقفة ومؤشرات عن المكتمل والمرفوض وقيد المعالجة حسب النوع والإدارة، مع إمكانية تخصيص التقارير حسب احتياج الإدارة.

نعم، يمكن ربط الطلب بالوثائق والمراسلات ذات الصلة ضمن المنصة، بحيث يبقى للطلب سياق واضح ويمكن الوصول للمستندات المرتبطة من الطلب نفسه حسب الصلاحيات.

نعم، يمكن تنبيه المعتمد بوجود طلب بانتظار قراره، وتنبيه صاحب الطلب بتغيّر حالته أو عند طلب تعديل أو إعادة توجيه، مع متابعة المراحل حسب إعدادات الجهة أو العرض الفني.

نعم، تُصمَّم النماذج والمسارات والمراحل والصلاحيات والتنبيهات حسب سياسات الجهة أو ما يُتفق عليه في العرض الفني، بحيث يعكس النظام طريقة عمل المؤسسة الفعلية.