برنامج الصادر والوارد في السعودية لإدارة المراسلات والمعاملات

برنامج الصادر والوارد نظام لإدارة المراسلات الرسمية التي تستقبلها الجهة (الوارد) وتلك التي تصدرها (الصادر) إضافة إلى المخاطبات الداخلية، عبر تسجيل كل معاملة وتصنيفها وإحالتها ومتابعة ردودها وحفظ مرفقاتها ضمن مسار موثق حتى الإغلاق والأرشفة.

لأن المراسلات الرسمية تتوزّع غالباً بين البريد والورق وExcel وWhatsApp، فيصعب تتبّع المسؤول الحالي وإصدار تقارير موثوقة. نظام الصادر والوارد يوحّد المعاملات في سجل واحد قابل للتتبّع والمراجعة.

نعم، يناسب الجهات الحكومية وشبه الحكومية التي تحتاج إلى تنظيم الصادر والوارد وتوثيق الإحالات وضبط الصلاحيات ودرجات السرية وسجل التدقيق، مع إمكانية تهيئة المسارات حسب هيكل الجهة وسياساتها.

نعم، يناسب الشركات القابضة ومتعددة الفروع والشركات التي تتعامل مع مراسلات رسمية ومعاملات تحتاج إلى توثيق وإحالة ومتابعة، ويمكن تهيئته حسب حجم الجهة وطبيعة عملها.

هما وجهان لمسار واحد: الصادر والوارد يركّز على تسجيل المعاملات الواردة والصادرة، بينما يشمل نظام الاتصالات الإدارية إضافة إلى ذلك المخاطبات الداخلية والإحالات وربط المراسلات ضمن دورة موثقة. في دوك سويت ون يقدَّمان ضمن حل واحد متكامل.

نعم، يمكن تسجيل المعاملة الواردة ببياناتها مثل الجهة المرسلة والتاريخ والموضوع، إرفاق مستنداتها، تصنيفها حسب السرية والأولوية، ثم إحالتها للإدارة المختصة مع متابعة الرد حتى الإغلاق.

نعم، يمكن إنشاء المعاملة الصادرة برقم صادر وجهة مستقبلة وموضوع ومرفقات، اعتمادها حسب الصلاحيات، ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني أو طباعتها مع حفظ نسخة مؤرشفة في سجل المعاملة.

نعم، يدعم تبادل المذكرات والتعاميم بين الإدارات داخل الجهة عبر مسار موثق قابل للإحالة والتعليق والمتابعة، مع ضبط الصلاحيات حسب هيكل الجهة.

نعم، يمكن إحالة المعاملة إلى إدارة أو موظف أو صندوق عام مع تعليمات ومدة متوقعة، وتتبّع من أرسل ومن استلم ومتى، ضمن سجل حركة المعاملة.

نعم، يمكن ربط المعاملات ذات العلاقة، مثل ربط خطاب وارد برد صادر، أو ربط تعميم بقرار، أو جمع أكثر من مراسلة ضمن موضوع واحد لتتبّع السياق الكامل.

نعم، تُحفظ المرفقات داخل سياق المعاملة ويمكن ربطها بالأرشفة الإلكترونية للرجوع إليها لاحقاً، بدل تشتّتها في رسائل أو مجلدات منفصلة.

نعم، يمكن قراءة الخطابات الممسوحة والبحث داخل المرفقات عند تفعيل التعرّف الضوئي العربي OCR، وتعتمد الدقة على جودة الوثيقة وإعدادات المشروع.

نعم، يمكن ضبط من يطّلع ويحيل ويرد ويغلق ويؤرشف حسب الأدوار، مع دعم درجات السرية والأولوية حسب إعدادات المشروع وسياسات الجهة.

نعم، تساعد التقارير ولوحات المتابعة على معرفة المعاملات المتأخرة والإدارات أو الصناديق التي تحتاج إلى متابعة بسبب التأخّر أو الضغط.

يمكن ربط دوك سويت ون مع الأنظمة المؤسسية عبر واجهات تكامل API حسب متطلبات المشروع وسياسات الجهة، مثل أنظمة ERP وCRM وHCM والبريد الإلكتروني وأنظمة الهوية والدخول الموحد عند الحاجة.

البريد والتخزين السحابي يساعدان على تبادل الرسائل أو حفظ الملفات، بينما يدير دوك سويت ون دورة المعاملة نفسها: التسجيل، التصنيف، الإحالة، المتابعة، المرفقات، الإغلاق، الأرشفة، وسجل التدقيق.

عند التفعيل وحسب إعدادات المشروع وسياسات الجهة، يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة الخطابات باستخدام OCR عربي، اقتراح رقم الخطاب والتاريخ والجهة والموضوع، تصنيف المعاملات، تلخيص المرفقات، اقتراح جهة الإحالة، وإعداد ملخصات تنفيذية للإدارة.